В кaждoй фирмe, гдe трудятся спeциалисты, вeдeтся журнaл трудoвыx дoгoвoрoв, кoтoрыe хранятся в архивах предприятия.
Руководство учета этих документов нужно для удобства использования, упорядочения, устранения предпосылки утери договоров, дополнительных соглашений.
Как вести учет трудовых договоров
1. Специальной формы, утвержденной законодательными актами, у журнала по регистрации и учету договоров не существует. Вы можете создать бланк документа без помощи других. Есть некоторые реквизиты, которые являются обязательными для журнала по учету трудовых договоров.
2. Титульный лист, обычно, должен содержать информацию о компании, где ведется учет трудовых договоров. Впишите название компании. Если предприятие является большим, для каждого отдела (службы) целесообразнее составить отдельный журнал. Напишите дату, когда документ был заведен.
Впишите наименование должности, индивидуальные данные сотрудника, назначенного ответственным за оформление, решение договоров с персоналом конторы. В почти всех организациях этим занимается кадровик.
3. В программе «Excel» сформируйте таблицу, состоящую из восьми столбцов. В первом столбце укажите порядковый номер трудового договора, во втором – номер договора, присвоенный ему при оформлении сотрудника на должность.
В третьем, четвертом столбцах напишите сроки действия договора, то есть дату начала, окончания. В 5-ом столбце впишите объект контракта. Это может быть прием на должность начальника отдела по расчетам зарплаты.
4. В шестом столбце укажите персональные данные специалиста, с которым заключен трудовой договор, оформлено дополнительное соглашение. В седьмом столбце укажите номер архивной папки, ее местно расположения. В восьмом – проставьте подпись ответственного лица, его фамилию, инициалы. Распечатайте таблицу и ведите статистику трудовых договоров.
Учтите, что трудовые договоры являются необходимыми правовыми документами. При увольнении ответственного лица непременно составляйте акт передачи документации. Вновь принятому сотруднику нужно будет вести учет договоров в соответствии с требованиями.
